Veel ondernemers maken gebruik van een bestelauto. Deze is makkelijk voor het vervoer van materialen en gereedschap. Vaak is het echter onduidelijk hoe het met de privébijtelling zit.
Gemaximeerd privégebruik. In beginsel wordt een bestelauto van de zaak op dezelfde manier fiscaal behandeld als een personenauto van de zaak waar het gaat om de bijtelling. Dit betekent dat als er minder dan 500 kilometer op jaarbasis met de auto privé wordt gereden, er geen correctie (bijtelling) voor het privégebruik in aanmerking hoeft te worden genomen. Let op. Gebruikt u de bestelauto van de zaak wel meer dan 500 kilometer privé, dan is een bijtelling wel verplicht!
Bijtelling afhankelijk van uitstoot. De hoogte van de bijtelling voor privégebruik is in principe 22% van de cataloguswaarde. Voor bestelauto’s met een CO2 -uitstoot van nihil (volledig elektrische auto’s) geldt bij een zogeheten ‘datum van eerste toelating’ in 2022 een bijtellingspercentage van 16% voor zover de catalogusprijs niet hoger is dan € 35.000. Over het eventuele meerdere geldt dan de bijtelling van 22%.
Bijtelling voorkomen. Als u uw bestelauto nauwelijks privé gebruikt, zit u natuurlijk niet te wachten op een flinke bijtelling. In dat geval moet er beoordeeld te worden op welke manier de bijtelling kan worden voorkomen. Let op. Doe dit zorgvuldig. In de praktijk blijkt dat veel ondernemers nonchalant omgaan met deze fiscale verplichting, waardoor ze achteraf alsnog met een forse navordering geconfronteerd worden!
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik
De meeste gehanteerde methode om een bijtelling te voorkomen is door het invullen van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. U kunt deze verklaring digitaal indienen via MijnBelastingdienst Zakelijk. Als u bent ingelogd, vindt u het formulier bij Loonheffingen. Dit kan ook ingevuld worden voor een ondernemer (persoonlijk). Dit betekent voor u het volgende:
- u hoeft bij uw winstberekening geen rekening te houden met de correctie voor het privégebruik van de bestelauto;
- u hoeft geen (sluitende) rittenregistratie bij te houden.
Voorwaarden. Dient u een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto in, dan gelden de volgende voorwaarden:
- u mag de bestelauto (logischerwijs) niet privé gebruiken;
- u heeft een meldingsplicht om veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto aan de Belastingdienst door te geven.
Enige onderbouwing altijd noodzakelijk. Groot voordeel van een dergelijke verklaring is dus dat een sluitende kilometeradministratie niet langer nodig is. Dit in tegenstelling tot de Verklaring geen privégebruik auto, die vaak voor personenauto’s wordt aangevraagd. Daarvoor is een sluitende kilometeradministratie wel noodzakelijk. Overigens betekent dit niet dat u helemaal niets hoeft te kunnen onderbouwen. Bij ritten buiten de normale werktijden moet het zakelijk gebruik worden aangetoond. Het is dus wel van belang dat er een summiere agenda of administratie aanwezig is. Let op. Daarmee moet u kunnen aantonen waarom u op een bepaald tijdstip (in het weekend) of op een bepaalde plek (bij een festival) toch zakelijk gebruikmaakte van uw bestelauto.
Onbepaalde tijd. De Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto geldt voor onbepaalde tijd. Eenmaal aanvragen is dus voldoende om voor jaren de bijtelling te voorkomen. Let op. De verklaring kent geen terugwerkende kracht en bij een wijziging in het gebruik moet u dit doorgeven. Als u dus besluit om wel privé gebruik te gaan maken van uw bestelauto (bijv. tijdens een vakantie), dan bent u wettelijk verplicht om dit direct door te geven aan de Belastingdienst. U zult dan toch een bijtelling in aanmerking moeten gaan nemen.
Scannen. De Belastingdienst voert controle uit door middel van zogenaamde ‘camera-auto’s’. Hiermee scannen zij kentekens en checken zij of er voor de bestelauto een verklaring is afgegeven. Als hierover vragen ontstaan, bijv. omdat de auto buiten werktijden wordt gebruikt of op een niet voor de hand liggende locatie, zoals een pretpark of meubelboulevard, dan kunt u hierover vragen verwachten. Bij een overtreding (privégebruik) kunt u een boete krijgen van bijna € 5.000.
Ongeschikt voor personenvervoer
Er zijn ook andere manieren voor u als ondernemer om een bijtelling voor uw bestelauto van de zaak te voorkomen. Zo zijn bestelauto’s die nagenoeg uitsluitend ingericht en geschikt zijn voor goederenvervoer, uitgezonderd van de bijtelling. Dit kan bijv. blijken uit het feit dat er enkel een bestuurdersstoel (en geen passagiersstoel) in de bestelauto aanwezig is.
Vastleggen. De ongeschiktheid van een bestelauto voor het vervoer van personen kan ook blijken uit de omvang van de bestelauto, hoe vies het interieur is en ook de geur in de auto. Tezamen moet dit bewijzen dat de bestelauto enkel kan worden gebruikt voor het vervoer van goederen. Leg deze kenmerken goed vast (foto’s!), zodat u deze op een later moment kunt gebruiken ter onderbouwing van uw standpunt. Let op. Bestelauto’s met een dubbele cabine vallen echter nooit onder deze uitzondering.
Verbod op privégebruik
Alleen voor werknemers. Daarnaast kan een bijtelling voor een bestelauto van de zaak ook worden voorkomen door een verbod op het privégebruik van de auto waarop controle plaatsvindt door u als werkgever. Deze optie kunt u dus wel toepassen om de bijtelling voor uw werknemers te voorkomen, maar niet voor uzelf. Uit rechtspraak blijkt dat u als ondernemer (logischerwijs) niet uzelf kunt controleren. Een dergelijk zelfverbod heeft geen waarde en kan zodoende de bijtelling niet voorkomen.
Afwisselend gebruik
Hetzelfde geldt voor de regeling voor afwisselend gebruik van de bestelauto. Deze regeling maakt het mogelijk om voor het privégebruik te volstaan met een eindheffing van € 300 per bestelauto per jaar. Voorwaarde is uiteraard dat uw situatie voldoet aan de eisen voor deze regeling. De bestelauto moet hiervoor doorlopend door twee of meer werknemers afwisselend worden gebruikt. Dit afwisselende gebruik moet bovendien voortkomen uit de aard van uw werkzaamheden.
Vast patroon. Er is geen sprake van afwisselend gebruik als er een bepaald vast patroon in het gebruik zit. Bijv. als werknemer A de auto altijd in januari heeft, werknemer B altijd in februari en zo verder …
Niet voor ondernemer zelf. Ook voor deze regeling geldt echter dat dit wel een oplossing kan vormen om de bijtelling voor uw werknemers te voorkomen, maar niet voor u als ondernemer.
Verklaring of ongeschiktheid
Al met al blijkt het voor uw eigen bijtelling voor het privégebruik van de bestelauto van de zaak dat er maar twee manieren zijn om deze te voorkomen.
Enkel voor goederenvervoer. Allereerst kan de bijtelling achterwege blijven als de bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, adviseren wij u om de uiterlijke kenmerken van de bestelauto goed vast te leggen en wellicht zelfs vooraf overleg te voeren met de Belastingdienst.
Verklaring. Daarnaast kan de bijtelling worden voorkomen door de bestelauto privé niet te gebruiken. In combinatie met een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto is het dan mogelijk om zonder sluitende rittenadministratie toch de bijtelling te ontlopen. Uiteraard mag u dan ook privé geen gebruik maken van de bestelauto. Doet u dit wel en wordt u gesnapt, dan kunt een navorderingsaanslag met een forse boete tegemoetzien.
Wees u bewust van het risico dat u neemt als u uw bestelauto toch privé gebruikt, terwijl u hiervoor een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto bij de Belastingdienst heeft ingediend. De Belastingdienst controleert regelmatig op de openbare weg en de boete, als u gepakt wordt, is fors.
Bron: Tips & Advies